Was ist Pre-Check-in für die spanische Ferienvermietung?
Pre-Check-in ist die Erfassung der Gästedaten — Name, Ausweisdokument, número de soporte, Nationalität, Geburtsdatum — vor der Ankunft, in der Regel über ein Online-Formular. Es ist der praktische Weg, RD 933/2021 (SES.Hospedajes) einzuhalten, ohne dass der Gast an der Tür Papiere einscannen muss.
Pre-Check-in steht so nicht im BOE — es ist kein gesetzlich geregelter Vorgang mit diesem Namen. Es ist die operative Routine, die sich als professioneller Standard durchgesetzt hat, seit das Real Decreto 933/2021 in Kraft trat (für Unterkünfte seit 2. Oktober 2024 wirksam). Diese Verordnung verpflichtet jede touristische Unterkunft, die vollständigen Daten jedes Gastes, einschließlich der gesamten Reisegruppe, innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in an SES.Hospedajes zu übermitteln.
Die zu erhebenden Daten ergeben sich aus Anhang I des RD 933/2021 und umfassen für SES.Hospedajes mindestens: Vor- und Nachname, Geschlecht, Nationalität, Geburtsdatum, Wohnsitzadresse, Telefon und E-Mail des buchenden Erwachsenen, Dokumenttyp und -nummer, número de soporte des DNI/NIE (nicht das Ausstellungsdatum — häufiger Fehler), Verwandtschaftsverhältnis bei Minderjährigen, Check-in/-out-Daten, Adresse des Objekts, Zahlungsdaten wo zutreffend. Beim Pre-Check-in erfassen Sie all das im Voraus, damit Sie am Anreisetag nicht mit der 24-Stunden-Frist kämpfen müssen.
Operativ läuft der Pre-Check-in über einen Link oder QR-Code, den Sie dem Gast bei der Buchungsbestätigung schicken (idealerweise 3-7 Tage vor Anreise), der auf ein Formular verweist, das er vom Telefon aus ausfüllt. Das Formular soll Foto oder Scan des Ausweisdokuments hochladen können und Felder vorab validieren (per OCR oder manuelle Prüfung). Was der Gast an der Tür noch erhält, sind nur die Schlüssel oder der Lockbox-Code — die Daten sind bereits in Ihrem System und, bei Automatisierung, bereits an SES.Hospedajes übermittelt.
Pre-Check-in ersetzt SES.Hospedajes nicht — er ist kein Substitut, sondern die Methode, fristgerecht zu sein. Es bleibt Ihre Pflicht, die Daten über die XML/JSON-API oder das MIR-Webportal innerhalb der Frist hochzuladen. Und da Sie personenbezogene Daten und eine Kopie eines Ausweises verarbeiten, greift die DSGVO und die LOPDGDD: klare Datenschutzerklärung, Zweckbindung auf SES.Hospedajes-Erfüllung, Aufbewahrung 3 Jahre (SES-Mindestfrist), Löschung danach sofern keine andere Rechtsgrundlage greift.
Warum es wichtig ist
Ohne Pre-Check-in bleiben zwei schlechte Optionen: entweder Daten um 22 Uhr mit einem erschöpften Gast an der Tür aufnehmen (nahezu sicherer Bruch der 24-Stunden-Frist, wenn mehrere Gruppen hintereinander anreisen), oder den Gast bitten, ein Foto seines DNI per WhatsApp zu schicken (offensichtliches DSGVO-Problem). Ein guter Pre-Check-in trifft zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie erfüllen SES.Hospedajes ohne Drama und der Gast erlebt Professionalität — genau das, was 5-Sterne-Bewertungen auf Airbnb und Booking auslöst.