Cos'è il pre-check-in per l'affitto turistico spagnolo?

Il pre-check-in non figura come tale nel BOE — non è una procedura legale con quel nome. È la routine operativa che si è imposta come standard professionale dopo l'entrata in vigore del Real Decreto 933/2021 (operativo per l'ospitalità dal 2 ottobre 2024). Quel decreto obbliga ogni alloggio turistico a trasmettere a SES.Hospedajes i dati completi di ogni ospite, compreso l'intero gruppo, entro 24 ore dal check-in.

L'elenco dei dati da raccogliere viene dall'Allegato I del RD 933/2021 e per SES.Hospedajes include almeno: nome e cognome, sesso, nazionalità, data di nascita, indirizzo abituale, telefono ed email dell'adulto che prenota, tipo e numero del documento, número de soporte del DNI/NIE (non la data di emissione — errore comune), grado di parentela per i minori, date di check-in/check-out, indirizzo dell'immobile, dati di pagamento se applicabili. Con il pre-check-in catturi tutto in anticipo per non scontrarti col termine di 24 ore il giorno dell'arrivo.

Operativamente il pre-check-in passa da un link o QR code che invii all'ospite alla conferma della prenotazione (idealmente 3-7 giorni prima dell'arrivo), che porta a un modulo che lui compila dal telefono. Il modulo deve permettere il caricamento di foto o scansione del documento d'identità e validare i campi a monte (con OCR o controllo manuale). Quello che l'ospite riceve alla porta sono solo le chiavi o il codice del lockbox — i dati sono già nel tuo sistema e, se automatizzi, già inviati a SES.Hospedajes.

Il pre-check-in non sostituisce SES.Hospedajes — non è un sostituto, è il metodo per arrivare in tempo. Resta tuo obbligo trasmettere i dati via API XML/JSON o tramite il portale web del MIR entro il termine. E poiché tratti dati personali e copia di documento d'identità, si applicano GDPR e LOPDGDD: informativa chiara, finalità limitata alla compliance SES.Hospedajes, conservazione 3 anni (minimo legale SES), cancellazione successiva salvo altra base giuridica.