Wat is pre-check-in voor vakantieverhuur in Spanje?

Pre-check-in staat als zodanig niet in de BOE — het is geen wettelijk gedefinieerde stap. Het is de operationele routine die zich opdringt als professionele standaard na de inwerkingtreding van Real Decreto 933/2021 (operationeel voor hospedaje sinds 2 oktober 2024). Dat RD verplicht alle toeristische accommodaties om de volledige gegevens van elke gast, inclusief het hele reisgezelschap, binnen 24 uur na check-in aan SES.Hospedajes door te geven.

De gevraagde gegevens komen uit Bijlage I van RD 933/2021 en omvatten voor SES.Hospedajes minstens: voornaam en achternaam, geslacht, nationaliteit, geboortedatum, vast adres, telefoon en e-mail van de boekende volwassene, type en nummer van het document, número de soporte van DNI/NIE (niet de afgiftedatum — dit gaat vaak fout), verwantschap voor minderjarigen, in- en uitcheckdata, adres van het pand, en betalingsgegevens indien van toepassing. Bij pre-check-in wil je dit allemaal vooraf binnenhalen om niet op de dag van aankomst tegen de 24-uursdeadline aan te lopen.

Operationeel verloopt pre-check-in via een link of QR die je bij bevestiging van de boeking aan de gast stuurt (idealiter 3-7 dagen voor aankomst), met een formulier dat hij vanaf zijn telefoon invult. Het formulier moet foto of scan van het identiteitsbewijs kunnen uploaden en de velden vooraf valideren (met OCR of handmatige controle). Wat de gast bij aankomst nog krijgt zijn alleen de sleutels of de lockbox-code — de gegevens zitten al in je systeem en, als het geautomatiseerd is, al doorgestuurd naar SES.Hospedajes.

Pre-check-in vervangt SES.Hospedajes niet — het is geen substituut, het is de methode om op tijd te zijn. Het blijft jouw verplichting om de gegevens via de XML/JSON-API of via het MIR-webportaal binnen de termijn door te zetten. En omdat je persoonsgegevens en een kopie van een identiteitsdocument verwerkt, geldt het RGPD en de LOPDGDD: heldere privacyverklaring, doel beperkt tot naleving van SES.Hospedajes, bewaartermijn 3 jaar (wettelijk minimum), en verwijderen daarna tenzij een andere rechtsgrond geldt.