Wat is SES.Hospedajes?
SES.Hospedajes is het elektronische systeem van het Spaanse Ministerie van Binnenlandse Zaken waarmee elke verhuuraccommodatie in Spanje — inclusief kortlopende vakantieverhuur — de identificatiegegevens van haar gasten doorgeeft aan de nationale politiediensten, binnen 24 uur na check-in.
Het systeem werd ingevoerd met Real Decreto 933/2021 van 26 oktober. Na meerdere uitstellen vanwege de technische complexiteit en de weerstand uit de toeristisch-horeca-sector werd de feitelijke toepassing voor horeca en vakantieverhuur uitgesteld tot 2 december 2024.
SES.Hospedajes vervangt en breidt het oude papieren "Libro Registro de Viajeros" uit. De gegevens blijven niet langer lokaal: elke host stuurt versleutelde data naar het portaal van het Ministerie (hospedajes.ses.mir.es). De database is nationaal en toegankelijk voor Guardia Civil, Policía Nacional, de inlichtingendienst CNI en antiterreur-eenheden.
Wie is verplicht om te registreren?
Iedereen die een verhuuractiviteit uitoefent. Dit omvat expliciet de vakantieverhuur-host, zowel natuurlijke persoon als rechtspersoon, met of zonder formele toeristische vergunning.
RD 933/2021 art. 2 definieert als verplicht "natuurlijke of rechtspersonen die — beroepsmatig of niet — verhuuractiviteiten uitoefenen". De cruciale uitdrukking is "beroepsmatig of niet": je bent niet vrijgesteld omdat je incidenteel verhuurt of niet als autónomo turístico bent ingeschreven.
Uitgesloten zijn uitsluitend langdurige huur van hoofdverblijfplaats (LAU art. 2) en zakelijke huur met een looptijd langer dan een jaar (LAU art. 3 boven 12 maanden). Seizoensverhuur korter dan een jaar valt onder SES.
- Hotels, hostels, pensions, casas rurales, toeristische appartementen.
- Vakantieverhuur geregistreerd als VV/VFT/VTAR afhankelijk van de autonome regio.
- Seizoensverhuur (LAU art. 3) korter dan een jaar — zonder formele toeristische vergunning maar met kort verblijf.
- Digitale platforms: de verplichting ligt bij de eigenaar van de woning, niet bij Airbnb/Booking. Deze platforms geven afzonderlijk data door onder hetzelfde RD.
Welke gegevens moeten worden doorgegeven?
Veertien velden per volwassen gast, plus reserveringsgegevens, gegevens van de accommodatie en betalingswijze. Minderjarigen worden via een verwantschapsveld gekoppeld aan de verantwoordelijke volwassene.
De huidige technische specificatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken specificeert de velden per blok: identificatie van de accommodatie (eenmalig ingegeven bij aanmelding), reserveringsgegevens en gastgegevens. Onderstaand zijn de velden die sinds het vierde kwartaal van 2024 verplicht zijn.
| Blok | Velden |
|---|---|
| Identificatie | Voornaam, eerste achternaam, tweede achternaam (indien aanwezig), geslacht, geboortedatum |
| Document | Type (DNI / NIE / paspoort / TIE), documentnummer, ondersteuningsnummer document (DNI/NIE) |
| Nationaliteit | Nationaliteit volgens ISO 3166 |
| Woonadres | Volledig adres (straat, nummer, verdieping), gemeente, postcode, land |
| Contact | Vaste telefoon, mobiele telefoon, e-mailadres |
| Verwantschap | Relatie tot de hoofdreiziger (alleen voor minderjarigen) |
| Verblijf | Aankomstdatum, vertrekdatum, aantal reizigers |
| Betaling | Betaalwijze (contant / kaart / overboeking / platform) |
Wanneer moeten de gegevens worden verzonden?
Binnen 24 uur na de feitelijke check-in. De technische specificatie staat toe om gegevens eerder door te geven — zelfs weken vooraf, zodra de gast ze aanlevert — en achteraf aan te passen.
De termijn loopt vanaf de "feitelijke aankomst" van de gast, niet vanaf de reserveringsdatum. Als de check-in op vrijdag om 18:00 plaatsvindt, moet de transmissie zaterdag voor 18:00 zijn voltooid.
In de praktijk verzamelen hosts de gegevens tijdens de pre-check-in (digitaal online formulier in de dagen voor aankomst) en versturen ze het SES-portaal op het moment van check-in of direct erna. De volle 24 uur afwachten is riskant: elke technische storing kan je buiten de termijn brengen.
Hoe geef je het in de praktijk door?
Twee routes: de officiële website (hospedajes.ses.mir.es) met handmatige invoer per gast, of de SOAP/REST-webservice waarmee een PMS of beheersoftware versleutelde data in batch kan versturen.
Voor een host met twee of drie woningen is de handmatige route haalbaar maar inefficiënt: elke aankomst vergt zo'n 15-25 minuten gegevens overtypen in 14 velden. Vanaf vijf woningen is API-integratie praktisch verplicht.
De initiële aanmelding op het portaal vereist een digitaal certificaat van de verantwoordelijke (persoon of bedrijf) — of Cl@ve PIN, het vereenvoudigde alternatief voor natuurlijke personen — en de toewijzing van een unieke arrendador-code van tien tekens. Zonder arrendador-code is geen transmissie mogelijk.
-
1Initiële aanmelding als arrendadorGa naar hospedajes.ses.mir.es met een digitaal certificaat (FNMT, elektronische DNI of Cl@ve PIN). Voltooi de aanmelding van de accommodatie: adres, kadastrale referentie, gegevens van de eigenaar en ontvang de arrendador-code.
-
2Maak de reservering aanOpen in het dashboard "Comunicación de partes" en maak een nieuwe reservering aan met aankomstdatum, vertrekdatum en aantal gasten.
-
3Voer elke gast inVoer voor elke volwassene de 14 velden in: identificatie, document, nationaliteit, woonadres, contact. Voor minderjarigen vul je alleen de naam en de verwantschapsrelatie in.
-
4Wijs betaalwijze toeGeef aan hoe het verblijf is betaald: contant, kaart, overboeking, platform (Airbnb/Booking) of andere wijze.
-
5Valideren en ondertekenenControleer de gegevens. Het systeem toont een samenvatting. Bevestig met het digitale certificaat — de transmissie wordt geregistreerd met tijdstempel.
-
6Bewaar het ontvangstbewijsDownload het ontvangstbewijs als PDF. Bewaar het bestand minstens drie jaar voor het geval de administratie het opvraagt bij een inspectie.
En in Catalonië? Dubbele verplichting met Mossos
In Catalonië verplicht RD 933/2021 om door te geven aan SES én verplicht de regionale regelgeving om door te geven aan Mossos d'Esquadra. Het is een dubbele verplichting, geen alternatief.
Mossos d'Esquadra heeft sinds vóór RD 933 een eigen Catalaans systeem voor reizigersregistratie, gebaseerd op een orde van de Generalitat. Het argument van de Generalitat is dat de openbare veiligheid in Catalonië een autonome bevoegdheid is en dat de informatie eerst bij Mossos moet aankomen.
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken stelt daarentegen dat RD 933 op het gehele nationale grondgebied van toepassing is en dat transmissie aan SES verplicht is, los van de transmissie aan de regio.
In de praktijk versturen hosts in Barcelona, Girona, Lleida of Tarragona de gegevens twee keer: één keer naar het systeem van Mossos en één keer naar het nationale SES. Het bevoegdheidsconflict is nog niet juridisch beslecht — ondertussen is dubbele naleving de voorzichtige weg.
Welke sancties zijn er bij niet-naleving?
Het sanctieregime is afgeleid van Ley Orgánica 4/2015 inzake openbare veiligheid. Boetes variëren van € 100 voor lichte inbreuken (één veld vergeten) tot € 30.000 voor zware inbreuken (herhaaldelijk niet doorgeven).
In de praktijk zijn inspecties voor SES-niet-naleving nog zeldzaam, maar er zijn al sanctiedossiers opgemaakt voor hotels en toeristische appartementen in toeristische verzadigde zones (Mallorca, Costa del Sol). De administratie geeft prioriteit op basis van herhaling: een eerste verzuim leidt meestal tot een waarschuwing, een tweede tot een dossier.
| Type inbreuk | Bedrag | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Licht (art. 37.9 LO 4/2015) | € 100 – € 600 | Onvolledige of onjuiste gegevens, vertraging onder 7 dagen, typfouten zonder opzet. |
| Zwaar (art. 36.20 LO 4/2015) | € 601 – € 30.000 | Een reiziger niet doorgeven, herhaaldelijk niet melden, valse gegevens doorgeven. |
| Zeer zwaar (uitzondering) | € 30.001 – € 600.000 | Alleen bij systematische herhaling gecombineerd met obstructie of documentvervalsing; niet de gangbare categorie voor SES. |
Kan dit allemaal geautomatiseerd worden?
Ja. De technische specificatie van SES.Hospedajes laat transmissie via webservice toe; elke vakantieverhuur-beheersoftware met SES-integratie kan de gegevens automatisch versturen zonder tussenkomst van de host.
Voor hosts met één woning en weinig rotatie is handmatige aanmelding haalbaar. Vanaf drie of vier woningen telt de rekening op: 15 minuten per reiziger × 4 reizigers per reservering × 10 reserveringen per maand = 10 uur per maand alleen aan SES.
PropertyHost.app is een voorbeeld van software die de SES-API integreert en automatische verzending bij validatie van de pre-check-in mogelijk maakt. De concrete keuze is secundair — wat telt is dat automatisering legaal is, expliciet voorzien door het systeem zelf en het risico op vertragingsboetes vermindert.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn gasten registreren als ik alleen in de zomer verhuur?
Wat als de gast weigert zijn DNI/paspoort te geven?
En als ik alleen via Airbnb verhuur? Airbnb heeft de gegevens toch al.
Hoe lang moet ik de gegevens bewaren?
Vervangt SES.Hospedajes het Modelo 210 van de AEAT?
Wat doe ik als het SES-systeem plat ligt op het moment dat een gast aankomt?
Bronnen
- RD 933/2021 Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor (BOE-A-2021-17511)
- Portal SES Sistema de Entrada de Sedes — Ministerio del Interior
- LO 4/2015 Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana — régimen sancionador (BOE-A-2015-3442)
- Especificación técnica Especificación técnica de servicios SES.Hospedajes — Ministerio del Interior