Wat is het parte de viajeros (en wat heeft het vervangen)?
Het parte de viajeros was het traditionele registratieformulier van gasten dat elke accommodatie in Spanje moest invullen en aan de Policía Nacional of Guardia Civil moest doorgeven. Het was het regime onder de Orden INT/1922/2003. Het is vervangen door SES.Hospedajes (Real Decreto 933/2021, operationeel sinds 2 oktober 2024) — de term wordt nog uit gewoonte gebruikt, maar het systeem als zodanig bestaat niet meer.
Het parte de viajeros vloeit voort uit de verplichting, historisch geregeld in de Orden INT/1922/2003, dat elke natuurlijke of rechtspersoon die hospedaje-activiteit uitoefende een libro-registro van reizigers moest bijhouden. Elke gast ouder dan 16 ondertekende een formulier met zijn gegevens (naam, achternamen, DNI/paspoort, nationaliteit, geboortedatum, geslacht, adres, datum van aankomst). De formulieren werden aan de politiediensten doorgegeven die bevoegd waren in openbare-orde-aangelegenheden — in veel regio's op papier, en sinds 2018 steeds vaker via online-systemen.
Het systeem had meerdere beperkingen: elke autonome regio had een eigen portaal (Hospederías voor Policía Nacional, Webpol in Catalonië, enz.), de velden waren niet volledig geharmoniseerd, en gegevensinvoer was handmatig of via bulk-upload. Wat wel stabiel bleef was de logica: de gastheer meldde binnen 24 uur de identiteit van elke gast aan veiligheidsdiensten, als maatregel van openbare orde.
Dit alles verandert met het Real Decreto 933/2021, dat een eenheidsregime instelt, het parte de viajeros vervangt door telematische transmissie aan SES.Hospedajes (Sistema de Entrada de Sedes de Hospedajes, beheerd door de Dirección General de la Policía), de velden voor heel Spanje uniformiseert en het subjectieve toepassingsgebied uitbreidt (omvat ook autoverhuur). De regelgeving werd voor hospedaje van kracht op 2 oktober 2024, na meerdere verlengingen. Sinds die datum wordt het "parte de viajeros" als zodanig niet meer ingediend — vervangen door de melding aan SES.Hospedajes (en in Catalonië bovendien de behouden Ordre IRP/418/2010 die extra rapportage aan de Mossos d'Esquadra in stand houdt).
Operationeel gezien is wat vroeger "parte de viajeros" heette nu: de gegevens van de gast vóór aankomst verzamelen (wat de sector pre-check-in noemt), doorsturen naar SES.Hospedajes via XML/JSON-API of het MIR-webportaal binnen 24 uur na check-in, en de informatie 3 jaar bewaren volgens RD 933/2021. De lijst met velden is uitgebreid ten opzichte van het klassieke parte — nu inclusief número de soporte van DNI/NIE, verwantschap voor minderjarigen, vast adres, telefoon, e-mail, en betalingsgegevens indien van toepassing.
Waarom dit belangrijk is
Als je materiaal of procedures van vóór 2024 hebt geërfd (handboek van een eerdere gestor, oude hotelsoftware, regionale toeristengids), staat daar waarschijnlijk nog "parte de viajeros", "libro-registro de viajeros" of "Hospederías" in. Die terminologie dekt het geldende systeem niet meer — wat je nu moet doen is melden bij SES.Hospedajes. Als je gestor nog steeds over "parte de viajeros" praat zonder nuance, is dat een teken dat zijn procedure verouderd kan zijn — controleer dan dat de gegevens daadwerkelijk in het juiste systeem belanden.